Firemní auto z pohledu zákonů

S novým rokem začal platit nový občanský zákoník, který přinesl řadu změn nejen do života každého z nás, ale také do mnoha dalších předpisů týkajících se provozování firemních flotil.

Co se týče zákona o účetnictví a jeho prováděcích vyhláškách, zákona o daních z příjmů a zákona o dani z přidané hodnoty, žádné významné faktické změny, které by se přímo týkaly provozování firemních vozidel, neproběhly.
Nejvýznamnější změnou vyplývající z nového občanského zákoníku pro provozování firemních vozidel je širší chápání odpovědnosti a z toho vyplývající zvýšení pojistných nákladů. Na tomto místě ještě můžeme připomenout téměř každoroční úpravu cestovních náhrad v případě použití soukromého vozidla pro služební cestu: základní sazba náhrady za použití vlastního motorového vozidla klesla na 3,70 Kč za kilometr, průměrná cena benzínu pro cestovní náhrady v roce 2014 byla stanovena na 35,70 Kč u benzínu 95 oktanů, u benzínu 98 oktanů na 37,90 Kč a motorové nafty 36,00 Kč.

Velmi významnou formální změnou je zavedení definice finančního leasingu přímo do zákona o daních z příjmů.

Finanční leasing je definován v §21d jako přenechání věci s výjimkou věci, která je nehmotným majetkem, vlastníkem k užití uživateli za úplatu, pokud je při vzniku smlouvy
a) ujednáno, že po uplynutí sjednané doby převede vlastník užívané věci vlastnické právo k ní za kupní cenu nebo bezúplatně na uživatele věci,
b) ujednáno právo uživatele na převod podle písmene a).

Hlavním faktickým rozdílem mezi finančním leasingem a běžným nájmem je podmínka, že finanční leasing v případě například osobního automobilu musí trvat alespoň stejnou dobu, jakou je doba odepisování podle zákona o daních z příjmů, zkrácená o šest měsíců.

Účetní a daňová problematika při pořízení vozidel

V současnosti můžeme z účetního a daňového hlediska rozlišit pět hlavních možností pořízení firemního automobilu: pořízení za hotové, pořízení na úvěr, pořízení formou finančního leasingu, operativní leasing a využívání vlastních vozidel zaměstnanců. Výhodnost daných možností je třeba posoudit pro každý případ individuálně podle způsobů využití vozidla ve společnosti a konkrétních nabídek potenciálních dodavatelů. Dále se budeme věnovat účetním a daňovým konsekvencím jednotlivých možností.

Pořízení automobilu za hotové nebo formou úvěru znamená přechod vlastnictví k automobilu na jeho nabyvatele. V případě pořízení za hotové je daňově uznatelným nákladem odpis vozidla, tzn. ne celá pořizovací cena v roce nabytí, ale pořizovací cena rozpouštěná do daňově uznatelných nákladů po zákonem stanovenou dobu odepisování. Tato doba odepisování v případě automobilu činí 5 let a konkrétní výše závisí na pořizovací ceně a volbě metody odepisování, přičemž česká legislativa umožňuje volbu mezi rovnoměrnými a zrychlenými odpisy. V případě pořízení automobilu na úvěr jsou daňovým nákladem úroky z úvěru, poplatky za vedení úvěrového účtu a samozřejmě také odpisy vozidla jako v případě pořízení za hotové.

Při obstarání automobilu formou leasingu jsou účetní a daňové dopady následující: v případě leasingu nemáme možnost automobil odepisovat, ale daňově uznatelným nákladem je placené nájemné. Finanční leasing je definován v §21d zákona o daních z příjmů. Placené nájemné je třeba časově rozlišit (zejména první zvýšenou splátku) rovnoměrně po celou dobu trvání finančního leasingu. Pro daňovou uznatelnost úplat placených v rámci finančního leasingu je nutno splnit ještě následující podmínky: doba trvání finančního leasingu činí alespoň minimální dobu odepisování předmětu leasingu stanovenou zákonem o daních z příjmů, zkrácenou o 6 měsíců, po ukončení finančního leasingu není kupní cena vyšší než zůstatková cena vypočtená ze vstupní ceny evidované u vlastníka, kterou by předmět finančního leasingu měl při rovnoměrném odepisování a předmět finančního leasingu je po jeho ukončení zařazen do obchodního majetku nájemce.

V případě operativního leasingu je nájemné hrazené nájemcem daňově uznatelným nákladem za splnění obecných daňových podmínek (náklad je prokazatelný a slouží za účelem dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů), ale stejně jako v případě finančního leasingu je potřeba dát si pozor na povinnost časového rozlišení, pokud by částky nájemného nebyly rozloženy po dobu trvání leasingu rovnoměrně.

Z pohledu DPH je nájemné hrazené v rámci operativního leasingu a v rámci finančního leasingu, po jehož skončení má nájemce možnost (nikoliv povinnost) odkoupit předmět leasingu, považováno za tzv. dílčí plnění. To znamená, že DPH podléhají jednotlivé splátky nájemného k datu uvedenému ve smlouvě či ve splátkovém kalendáři, který slouží pro DPH jako daňový doklad. U finančního leasingu s povinností odkoupit předmět leasingu je celá částka leasingové smlouvy zdanitelným plněním k datu vzniku práva užívat předmět leasingu nájemcem, to znamená, že pronajímatel z celé hodnoty leasingové smlouvy odvede DPH na výstupu a nájemce má nárok na odpočet celé částky DPH na vstupu.

Poslední možnost – používání automobilů vlastněných zaměstnanci pro služební cesty - je vhodná pouze v případě, že služebních cest je tak málo, že by firemní vozidlo nebylo plně využito. V tomto případě je daňovým nákladem zaměstnavatele náhrada za použití soukromého vozidla zaměstnancem pro služební účely ve výši 3,70 Kč/km placená zaměstnanci a náhrada za spotřebované palivo ve výši skutečné ceny paliva a průměrné spotřeby vozidla nebo případně ve výši stanovených průměrných cen uvedených výše.

Operativní leasing jako uznatelný výdaj

Pravidla pro operativní leasing jako daňově uznatelný výdaj, stanovená zákonem o daních z příjmů, jsou méně přísná než pravidla pro finanční leasing. Především musí být zachováno, že předmět nájmu bude užíván za účelem dosažení a udržení příjmů, a že všechny výdaje budou prokazatelně doloženy. Výhodou operativního leasingu je, že smlouva může být uzavřena na libovolnou dobu, žádná minimální doba není na rozdíl od finančního leasingu v zákoně o daních z příjmů stanovena. Pokud je nájemné v průběhu let stanoveno nerovnoměrně, je nutné jej podle účetních předpisů časově rozlišit (například úvodní vyšší splátku rozprostřít na celou dobu trvání smlouvy).

Pro případ odkoupení najaté věci příjemcem operativního leasingu však podle zákona o daních z příjmů platí podmínka, že kupní cena najaté věci musí být vyšší nebo rovna zůstatkové ceně vypočtené ze vstupní ceny evidované u vlastníka (pronajímatele) za dobu, po kterou mohl být tento majetek odepisován. V opačném případě by se veškeré zaplacené nájemné stalo daňově neuznatelným.